Cuti Akademik adalah keadaan tidak terdaftar sebagai mahasiswa UGM pada satu semester atau lebih atas izin pejabat yang berwenang. Ketentuan cuti akademik diatur dalam Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 23 Tahun 2024 tentang Pendidikan pasal 29. Ketentuan umum cuti akademik di Fakultas Geografi UGM diatur sebagai berikut:
- Mendapat izin dari Dekan untuk tidak aktif mengikuti atau melakukan kegiatan akademik atau berhenti sementara waktu karena alasan tertentu, dengan persetujuan dari Ketua Program Studi/Departemen;
- Lama izin cuti akademik adalah 1 (satu) semester pada setiap pengajuan;
- Jumlah kumulatif cuti akademik maksimum 2 (dua) semester yang diambil secara berturut-turut atau terpisah;
- Cuti akademik tidak dihitung sebagai masa studi;
- Cuti akademik diberikan kepada mahasiswa yang sudah mengikuti kegiatan pendidikan minimal 2 (dua) semester, memenuhi minimal 30 (tiga puluh) SKS, dengan indeks prestasi kumulatif (IPK) minimal 2,00 (dua koma nol nol);
- Permohonan cuti diajukan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah penutupan periode pembayaran pada semester berjalan;
- Mahasiswa wajib mengajukan permohonan aktif kembali paling lambat 1 (satu) bulan sebelum kegiatan akademik semester dimulai;
- Mahasiswa Bidik Misi/pemegang Kartu Indonesia Pintar (KIP)/afirmasi/kerjasama tidak boleh mengajukan cuti sampai semester 8 (delapan);
- Mahasiswa yang sudah mendapatkan perpanjangan studi tidak diperkenankan mengajukan cuti akademik;
- Mahasiswa penerima beasiswa tidak diperkenankan mengajukan cuti akademik kecuali telah mendapatkan izin dari pemberi beasiswa; dan
- Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik diluar ketentuan apabila memiliki alasan khusus dengan mengajukan permohonan kepada Rektor.
Ketentuan khusus cuti akademik adalah sebagai berikut:
- Sistem Penomoran Ijazah Nasional (PIN) di PDDikti (https://pddikti.kemdikbud.go.id/) akan terkunci secara otomatis setelah tahun ke-7.
- Cuti akademik yang tercatat formal di PDDikti tidak digunakan untuk memperhitungkan masa studi.
- Selama cuti akademik, mahasiswa tidak diperkenankan:
- Melakukan her-registrasi (pendaftaran ulang);
- Mengikuti kegiatan pendidikan (perkuliahan, praktikum, kuliah lapangan, magang, ujian, yudisium);
- Mengikuti kegiatan ekstrakurikuler; dan
- Menggunakan fasilitas perpustakaan dan laboratorium serta fasilitas-fasilitas lain di Fakultas dan Universitas
Prosedur pengajuan permohonan cuti akademik diatur sebagai berikut:
- Mahasiswa mengajukan secara online melalui SIMASTER dengan mengunggah surat permohonan cuti akademik kepada Dekan yang diketahui oleh orang tua, dosen pembimbing akademik (DPA) dan Ketua Program Studi. Format surat permohonan cuti dapat diakses melalui tautan https://akademik.geo.ugm.ac.id/surat-akademik/;
- Dalam surat permohonan tersebut harus secara jelas disebutkan alasan pengajuan cuti akademik dan waktu (semester) yang diambil untuk cuti;
- Permohonan cuti akademik dapat diajukan sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh universitas, atau paling lambat 7 (tujuh) hari setelah penutupan periode pembayaran pada semester berjalan;
- Dalam kasus khusus, permohonan cuti akademik untuk semester yang sedang berjalan hanya diperbolehkan jika permohonan izinnya diajukan paling lambat 1 bulan sejak dimulai kegiatan pendidikan, dengan alasan sangat khusus (misalnya sakit keras, kecelakaan, atau terkena bencana sehingga tidak dapat mengikuti proses pembelajaran);
- Permohonan cuti akademik tidak diberikan untuk kegiatan pendidikan semester yang sudah berlalu; dan
- Mahasiswa yang akan menjalani cuti akademik lebih dari 2 (dua) semester berturut-turut harus dengan izin Rektor.
Izin aktif kembali setelah cuti akademik dapat dilakukan dengan mengikuti prosedur berikut:
- Mahasiswa yang akan aktif kembali mengikuti kegiatan akademik setelah cuti akademik, diharuskan mengajukan aktif kuliah secara online melalui SIMASTER dengan mengunggah surat permohonan aktif kuliah kepada Dekan yang diketahui oleh orang tua dan Dosen Pembimbing Akademik (DPA). Format surat permohonan aktif kuliah dapat diakses melalui tautan https://akademik.geo.ugm.ac.id/surat-akademik/;
- Surat permohonan aktif kembali setelah cuti akademik harus diajukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh universitas;
- Permohonan aktif kembali paling lambat 1 (satu) bulan sebelum kegiatan akademik semester dimulai; dan
- Mahasiswa tidak dapat mengajukan permohonan aktif kembali di luar jadwal yang telah ditentukan.