Setiap semester akademik, mahasiswa wajib melaksanakan dua jenis registrasi sesuai jadwal yang telah ditentukan untuk tetap terdaftar sebagai mahasiswa UGM, yaitu:
- Registrasi/heregistrasi administratif, dilakukan melalui proses pembayaran biaya pendidikan oleh mahasiswa sehingga mendapatkan status teregistrasi.
- Registrasi/heregistrasi akademik, dilakukan setelah mahasiswa teregistrasi dan melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dengan persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik (DPA), selanjutnya mahasiswa mendapatkan status aktif.
Mahasiswa yang tidak melakukan heregistrasi administratif dan akademik sesuai jadwal yang telah ditentukan, secara otomatis distatuskan sebagai mahasiswa nonaktif pada semester tersebut (sistem LOCK). Mahasiswa dengan status teregistrasi yang tidak melakukan heregistrasi akademik sampai dengan berakhirnya periode heregistrasi akademik, diberikan status nonaktif. Mahasiswa yang telah di LOCK/nonaktif, tidak diperbolehkan mengikuti kegiatan akademik dan menggunakan fasilitas yang tersedia.
Berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 23 Tahun 2024 tentang Pendidikan pasal 17 dan 18, mahasiswa yang tidak melakukan heregistrasi dan tidak mendapatkan izin cuti akademik atau sedang menjalani skorsing yang akan aktif kembali maka, (a) masa studi tetap diperhitungkan, dan (b) wajib membayar biaya pendidikan selama mahasiswa yang bersangkutan tidak melakukan heregistrasi. Mahasiswa dengan status nonaktif selama 4 (empat) semester berturut-turut tanpa ada keterangan dianggap mengundurkan diri.
Kartu Rencana Studi
Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) dilaksanakan pada setiap awal semester, dan harus dilakukan agar mahasiswa yang bersangkutan diizinkan mengikuti kegiatan belajar mengajar, antara lain kuliah tatap muka, praktikum, konsultasi skripsi, KKN, dan sebagainya. Beban SKS yang hendak ditempuh ditetapkan berdasarkan perolehan IP pada semester sebelumnya dengan aturan sebagai berikut:
| IP Semester | Beban belajar maks. |
| > 3,00 | 24 SKS |
| 2,50 – 3,00 | 20 SKS |
| 2,00 – 2,49 | 15 SKS |
| < 2,00 | 12 SKS |
Apabila pada semester sebelumnya mahasiswa melaksanakan cuti akademik maka besarnya beban sks yang dapat ditempuh adalah beban minimal (12 sks). Bagi mahasiswa baru, jumlah beban belajar per-semester ditentukan oleh struktur kurikulum dan kebijakan masing-masing program studi. Adapun teknis pengisian dan perubahan KRS sebagai berikut:
- Sebelum mengisi KRS, mahasiswa wajib berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik (DPA) untuk pengambilan mata kuliah;
- Selanjutnya mahasiswa melakukan input KRS dengan memasukkan daftar mata kuliah yang telah disetujui oleh DPA ke laman SIMASTER (https://simaster.ugm.ac.id/);
- Mahasiswa hanya bisa mengakses/mengisi KRS online pada jadwal yang telah ditentukan, tidak diperbolehkan mengisi KRS online di luar jadwal yang telah ditentukan;
- DPA akan menyetujui atau menolak pengajuan KRS online melalui SIMASTER;
- Mata kuliah yang sudah disetujui oleh DPA tidak dapat dihapus oleh mahasiswa;
- Apabila mahasiswa ingin menghapus mata kuliah maka mata kuliah tersebut harus “dibatalkan” terlebih dahulu secara online oleh DPA;
- Setelah mata kuliah berhasil dihapus, mahasiswa dapat melakukan input mata kuliah pengganti. Selanjutnya mahasiswa memberitahukan kepada DPA untuk menyetujui (approval) kembali mata kuliah pengganti tersebut;
- Perubahan atau pembatalan KRS dilakukan paling lambat pada akhir minggu kedua kegiatan pembelajaran semester berjalan, dengan persetujuan DPA;
- Setelah mahasiswa mengisi KRS dengan lengkap, baik KRS awal maupun KRS perubahan, mahasiswa mencetak KRS dari laman SIMASTER dan selanjutnya meminta tanda tangan basah DPA; dan
- KRS yang telah ditanda tangani oleh DPA, baik KRS awal maupun KRS perubahan, dikumpulkan ke bagian akademik melalui tautan http://ugm.id/PengumpulanKRSGeografi sesuai waktu yang ditentukan dan digunakan sebagai syarat mengikuti Ujian Tengah Semester (UTS). Apabila sampai pelaksanaan UTS mahasiswa belum mengumpulkan KRS tersebut ke bagian akademik, maka mahasiswa yang bersangkutan tidak diperbolehkan untuk mengikuti ujian.
Catatan Khusus:
- Keterlambatan pengisian KRS oleh mahasiswa berakibat pada nama mahasiswa tidak tercantum dalam daftar peserta kelas mata kuliah, sehingga mahasiswa tidak bisa mengikuti perkuliahan.
- Dalam hal dosen pembimbing akademik (DPA) tidak dapat melakukan persetujuan KRS, maka tugas tersebut diambil alih Ketua Program Studi. Kondisi tersebut antara lain DPA sakit, tugas dinas dan tidak ada akses ke SIMASTER, atau situasi darurat lain.
- Dalam beberapa kasus, mahasiswa diperbolehkan mengambil jumlah SKS melebihi alokasi SKS pada suatu semester dengan alasan: (1) masa studi mahasiswa hampir habis (setelah semester 12), (2) pada semester berikutnya mata kuliah tidak ditawarkan, (3) perubahan kurikulum, dan (4) mata kuliah teori dan praktikum yang harus diambil pada semester yang sama. Untuk kondisi tersebut, maka mahasiswa yang bersangkutan harus mengajukan surat permohonan ditujukan kepada Wakil Dekan Bidang Pendidikan, Pengajaran, dan Kemahasiswaan.