Mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus melalui rapat yudisium, wajib mendaftar wisuda pada periode wisuda terdekat. Dalam satu tahun, UGM menyelenggarakan 4 periode wisuda Sarjana dan Diploma. Bagi mahasiswa yang tidak dapat hadir dalam upacara wisuda, ijazah dapat diambil di Fakultas dan diberi kesempatan mengikuti wisuda maksimal 1 (satu) tahun setelah dinyatakan lulus dalam rapat yudisium. Pendaftaran wisuda oleh mahasiswa dilakukan melalui laman SIMASTER dengan menggunakan akun Single Sign On (SSO) masing-masing. Tahapan pendaftaran wisuda diatur sebagai berikut:
- Melakukan pemutakhiran nomor telepon (HP) dan email non UGM pada SIMASTER menu pengaturan, sub menu data akun;
- Memeriksa data pokok pada SIMASTER dan menyetujui apabila data sudah sesuai melalui menu: Akademik Kemahasiswaan-Akademik-Data Mahasiswa-Data PDDikti;
- Melihat dan membandingkan data transaksi akademik antara SIMASTER dengan PDDikti melalui menu: Akademik Kemahasiswaan-Akademik-Data Mahasiswa-KHS SIMASTER-KHS PDDikti;
- Memilih menu akademik, sub menu yudisium dan melengkapi biodata untuk keperluan penulisan ijazah, mengunggah scan dokumen ijazah terakhir, scan berita acara Yudisium/SK Yudisium/Surat Keterangan Lulus (SKL), scan KTP atau paspor (bagi Warga Negara Asing (WNA)) dan dokumen pendukung perubahan data diri (jika ada);
- Melengkapi persyaratan antara lain:
- Mengisi data untuk keperluan Kartu Alumni GAMA Co-Brand dan exit survey, dapat dilakukan secara online melalui laman https://simaster.ugm.ac.id pada menu alumni, sub menu kartu GAMA Co-Brand.
- Mengisi data Exit survey, dapat dilakukan secara online melalui laman https://simaster.ugm.ac.id menu survei.
- Melakukan proses bebas pustaka dan mengunggah file VERSI FINAL karya akhir (Tugas akhir/skripsi) Calon Wisudawan melalui laman https://unggah.etd.ugm.ac.id dengan menggunakan akun SSO UGM.
- Memilih periode wisuda yang sudah ditawarkan oleh Direktorat Pendidikan dan Pengajaran (DPP) UGM;
- Melakukan pengecekan dan persetujuan isian data ijazah dengan klik preview ijazah;
- Melakukan pengecekan dan persetujuan transkrip nilai pada SIMASTER;
- Mahasiswa mendaftar wisuda di SIMASTER sesuai periode yang ditentukan; dan
- Mahasiswa mencetak bon toga dan meminta tanda tangan ke Koordinator Bidang Tri Darma dan Kemahasiswaan untuk keperluan peminjaman toga.
Beberapa ketentuan unggah foto untuk proses ijazah diatur sebagai berikut:
- Ukuran foto
- Foto berwarna background putih
- Ukuran maksimal 2 MB dengan ukuran/rasio foto 3 : 4 dan format .jpg (jika ukuran/rasio foto belum sesuai ketentuan, bisa dilakukan crop foto terlebih dahulu)
- Pakaian
- Pria: Kemeja putih, dasi hitam, jas hitam (bukan jas almamater)
- Wanita: Kemeja putih, blazer hitam (bukan jas almamater)
- Bagi wanita berjilbab: Mengenakan kemeja putih, jas hitam (bukan jas almamater), jilbab hitam yang dimasukkan dalam blazer yang dikenakan
- Posisi
- Badan dan kepala tegak sejajar menghadap ke depan
- Kedua daun telinga harus kelihatan bagi yang tidak berjilbab
- Tidak menggunakan kacamata hitam, cadar, masker, dan penghalang wajah lainnya
- Kualitas Foto
- Foto harus jelas/tajam dan tidak kabur
- Bukan foto hasil scan/repro dari HP
Beberapa ketentuan pendukung pelaksanaan wisuda:
- Calon wisudawan diwajibkan mengikuti kegiatan pembekalan calon wisudawan yang diselenggarakan oleh Fakultas. Materi pembekalan meliputi pembuatan surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup, tips wawancara kerja dan kemampuan bahasa asing. Kegiatan tersebut di selenggarakan oleh Unit Pengembangan Karir dan Alumni Fakultas Geografi UGM.
- Sebelum upacara wisuda dilaksanakan, setiap calon wisudawan wajib mengikuti gladi bersih (latihan upacara wisuda). Dalam kaitan pelaksanaan wisuda, fakultas mengirimkan 1 (satu) orang petugas untuk memandu jalannya pelaksanaan wisuda dan melakukan presensi para wisudawan. Apabila ada calon wisudawan yang tidak hadir atau terlambat dari jam yang ditentukan, maka staf fakultas harus segera melaporkan kepada koordinator pelaksana agar jalannya upacara wisuda tidak terganggu.
- Pengembalian pakaian wisuda (toga) dilakukan paling lambat 3 (tiga) hari setelah wisuda. Transkrip nilai dapat diserahkan kepada mahasiswa apabila mahasiswa yang bersangkutan telah mengembalikan toga (menyerahkan bukti pengembalian toga).